Como o Coaching pode te ajudar a assumir o controle da sua agenda

por Adelaide Giacomazzi

Quem nunca teve vontade de desejar que o dia tivesse mais de 24 horas, pra dar conta de todas as atividades e pendências? Mas será que, se o dia pudesse ter 26 horas, não iríamos querer que ele tivesse 28 horas, e assim por diante?

Cada pessoa tem o seu “tempo produtivo” durante o dia, que varia de acordo com o seu nível de energia e com a quantidade de tarefas que precisa realizar.

Assim como você recarrega frequentemente o seu celular, o seu corpo e mente também precisam ser recarregados. E isso pode ser conseguido com uma boa noite de sono, exercícios físicos, atividades de lazer e que façam você se sentir feliz. Ficar fazendo hora extra quando está cansada muitas vezes pode ser uma grande perda de tempo, pois com um nível baixo de energia você pode demorar muito mais pra realizar uma atividade e ainda aumentar o seu desgaste e estresse.

E de nada adianta você estar com um nível alto de energia se você não conseguir ter a consciência das atividades que são prioritárias, aquelas que vão te trazer melhores resultados.

“O certo não é priorizar o que está em sua agenda, mas agendar suas prioridades”. Stephen Covey

E como você consegue identificar, em uma lista imensa de tarefas para realizar, quais são as mais importantes? Como ter uma tomada de decisão ágil e assertiva? Como você pode assumir o controle da sua agenda e colocar nela as suas prioridades e não as prioridades das outras pessoas?

Defina objetivos

O Coaching é um processo que tem foco no futuro e utiliza metodologias, ferramentas e técnicas cientificamente comprovadas para identificar a situação atual do cliente (Coachee) e definir objetivos e planos de ação para alcançar os resultados desejados.

Se você tem objetivos e metas bem definidos, fica mais fácil tomar a decisão de quais atividades você deve incluir na sua agenda semanal e diária.

Conhece a ti mesmo

Recentemente fiz uma palestra para um grupo de universitários, sobre planejamento e realização profissional. Ao final da apresentação uma aluna, a Yasmin, me fez a seguinte pergunta: “como eu posso fazer pra ter mais autoconhecimento”?

As ferramentas utilizadas durante o processo de Coaching permitem que você olhe para si mesma, identificando suas paixões, sua missão de vida, seus pontos fortes, suas competências e habilidades, seus valores pessoais, suas crenças.

Quando você tem a percepção dos seus pontos fortes, competências e habilidades, consegue dimensionar melhor o tempo que vai precisar investir para executar cada atividade, conquistando mais produtividade.

Se você conhece os seus valores pessoais consegue perceber quando está adiando decisões e tarefas que podem entrar em conflito com o que você acredita que é certo ou errado.

Quando você confia em você mesmo, sabe que é capaz, consegue realizar muito mais em menos tempo.

Faça um planejamento

Quero te contar sobre o caso de uma coachee que no início do processo de Coaching se sentia “empacada e agoniada”, tentando heroicamente equilibrar os papeis de mãe, esposa, patroa, funcionária, amiga, filha, irmã, entre muitos outros. Seu objetivo era organizar seu tempo e sentir que estava no controle, e assim ter a segurança e confiança necessárias para iniciar um empreendimento que proporcionasse uma renda extra. Tinha a consciência de que incluir mais atividades na vida atual caótica e sem rotina poderiam ter um impacto significativo em sua energia e saúde.

Após a utilização das ferramentas de autoconhecimento, analisamos e classificamos as inúmeras atividades diárias, pessoais e profissionais, fizemos os planos de ação e ela já começou a colocar em prática algumas ações, reagendando horários, fazendo checklists, desenvolvendo competências para que ela ganhasse mais agilidade e usasse melhor o seu tempo.

Em uma conversa com ela, dois meses depois de encerrado o processo de Coaching, fiquei muito feliz em saber que ela conseguiu manter o hábito de planejar a agenda semanal, e ainda ouvi a seguinte frase: “no último domingo demorei só 2 minutos pra organizar o cardápio da semana”.

Se eu fosse resumir em apenas 7 dicas o que você pode fazer para assumir o controle da sua agenda, eu diria para você:

1. Tenha objetivos e metas muito claras: saiba quais são os resultados que pretende atingir;
2. Exercite o seu autoconhecimento: identifique suas paixões, missão, pontos fortes, competências, habilidades, crenças e valores pessoais;
3. Faça uma lista das suas atividades diárias, pessoais e profissionais: entenda onde você está usando o seu tempo;
4. Tenha uma visão semanal da sua agenda: dedicar apenas 10 minutos do seu tempo em cada semana para planejar a sua agenda pode fazer muita diferença;
5. Defina uma meta semanal: essa simples atitude pode te ajudar a manter o foco e a disciplina que você precisa e evitar a procrastinação;
6. Identifique no seu dia o momento em que você está com o seu nível de energia mais alto: use esse momento para realizar as atividades mais importantes;
7. Reserve espaço na sua agenda para as atividades mais importantes: e prepare-se para “proteger” a sua agenda, evitando colocar outras atividades nesses horários.

E para finalizar, quero compartilhar com você uma dica de aplicativo muito útil, Life Cycle, que ajuda a analisar como você está utilizando o seu tempo. Confira aqui mais detalhes.