Organize seus processos e controle a sua ansiedade
Os seus processos principais, na vida pessoal e profissional, estão definidos e organizados?
Ter a consciência das suas atividades, papéis e responsabilidades, aumenta as chances de ser mais ágil e ter melhores resultados, entregando produtos e serviços com qualidade e no prazo, surpreendendo e encantando seus clientes. Além disso, proporciona mais segurança e contribui para diminuir o estresse e ansiedade.
Processo é uma palavra com origem no latim procedere, que significa método, sistema, maneira de agir ou conjunto de medidas tomadas para atingir algum objetivo. É uma palavra relacionada com percurso, e significa “avançar” ou “caminhar para a frente”.
A tarefa de organizar processos pode não ser fácil e rápida, mas pode alavancar de forma considerável a sua produtividade.
A minha experiência com mapeamento de processos de negócio mostra que muitas vezes existe a intenção de mapear todos os processos, procedimentos, interfaces, incluindo todas as exceções possíveis e imaginárias. Muitas vezes o esforço para fazer com que isso aconteça se mostra uma grande perda de tempo.
“Tudo muda o tempo todo no mundo”
É preciso ter em mente que o processo que você mapeou hoje (talvez de forma bem detalhada) poderá estar desatualizado amanhã. Só que não ter nenhum processo organizado também pode ser prejudicial, aumentando os riscos de precisar refazer atividades, entregar um produto com uma qualidade menor do que a esperada, deixar um cliente insatisfeito, ter problemas de comunicação e relacionamento, perder tempo e dinheiro.
E agora, o que fazer?
Experimente utilizar a Lei de Pareto. Esta lei (ou regra, ou ainda princípio 80/20 como preferem alguns teóricos) foi criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto em 1906. De uma forma resumida, essa lei afirma que 80% das consequências advêm de 20% das causas. No nosso caso, identifique os 20% dos processos que vão trazer 80% dos resultados. Geralmente esses são os seus processos críticos que precisam ser executados com rapidez e com frequência. Pode ser desde a preparação do cardápio ou almoço em casa como a preparação de um produto ou serviço na sua empresa.
Para cada processo, tenha uma visão geral de como ele funciona, quais são as “peças da engrenagem” envolvidas, os recursos necessários, as pessoas que irão executar cada uma das tarefas, as entregas que devem ser feitas e os seus prazos.
Lembre que exceções devem ser tratadas como exceções. Não tente detalhar e escrever o que fazer com cada uma delas, pois a chance de ela voltar a acontecer exatamente da mesma forma é mínima.
Por onde começar? Siga 3 passos simples:
Passo 1: Relacione de 3 a 5 processos principais que você precisa organizar
Faça uma lista de onde você geralmente investe (ou gostaria de investir) a maior parte do seu tempo durante o dia. Dessa lista, identifique aqueles processos que você sente que precisa dar maior atenção para ter melhores resultados.
Passo 2: Divida cada um desses processos em atividades e defina responsáveis para cada uma delas
Para cada um dos processos identifique as atividades que precisam ser executadas. Elas podem ser sequenciais ou não. Cada uma precisa ter uma pessoa responsável.
Passo 3: Acompanhe a execução de cada processo monitorando e avaliando os resultados
Faça uma estimativa de prazos e tempos desejados para a realização de cada atividade, a qualidade da entrega, o retorno financeiro, e avalie constantemente se os resultados estão atendendo o planejamento e as suas expectativas.
“Em cada dificuldade ou obstáculo encontra-se a semente de uma vantagem ou benefício equivalente ou ainda maior.” Napoleon Hill
Se você quer atingir os seus objetivos, organize seus processos. Comece devagar e vá acelerando, melhorando um pouco a cada dia.
