Definindo a sua agenda ideal
Você já viu aquele programa de TV, “o vestido ideal”, em que as noivas vão procurar o seu vestido de casamento? Elas experimentam vários vestidos até encontrar aquele vestido dos sonhos que podem chamar de seu.
Uma das ferramentas que eu ensino nos meus Workshops de Produtividade é a da “Agenda ideal”. Confesso que é uma das minhas ferramentas preferidas. É um desafio bem interessante conseguir encaixar tantos sonhos, desejos, ideias, projetos e atividades nas 24 horas do dia.
Como funciona a agenda ideal?
O Processo tem 3 passos, e em cada um deles é executada uma atividade:
1º Escrever a sua agenda ideal
2º Analisar a sua proposta de agenda ideal
3º Experimentar viver a sua agenda ideal
1. Escreva a sua agenda ideal
Para escrever a sua “agenda ideal” você pode usar um modelo de agenda semanal com os principais momentos do dia (manhã, tarde e noite) ou criar o seu próprio modelo.
Quando você utiliza o modelo semanal, ao invés do diário, tem uma visão mais ampla, e consegue perceber melhor como quer utilizar melhor o seu tempo.
Escreva as atividades pessoais e profissionais que você gostaria de ter na sua agenda, no seu dia e semana.
Pense em todas as áreas da sua vida: pessoal, saúde, finanças, trabalho, família, estudo, lazer. Pense em todos os momentos que te fazem feliz (com a família, com amigos, com você mesma), em todas as atividades e experiências que te aproximem das suas metas e objetivos.
Nessas horas é importante fazer contas também. Eu tenho uma planilha que eu chamo de “calculadora do tempo” bem útil, que eu uso com alguns clientes quando eles sentem que estão com coisas de mais para fazer e tempo de menos. Essa é uma forma de eles perceberem que muitas vezes todas aquelas atividades simplesmente não cabem nas 24 horas do dia. Ou eles vão ter que aprender a fazer mais rápido alguma atividade, ou vão ter que delegar ou vão ter que deixar de fazer. A vida é feita de escolhas, e precisamos escolher o que a gente vai priorizar.
Pense que a sua agenda ideal é como se fosse um quebra-cabeças. Você tem um espaço onde vai ter que encaixar as peças. Tem que ter uma noção do tempo que você demora para executar as atividades e qual é o melhor horário para realizá-la.
Tente pensar também nos tempos de deslocamento que você vai precisar ter. A não ser que você tenha um aparelho de teletransporte, lembre que para trabalhar 8 horas por dia, se o seu trabalho for presencial, você vai demorar um certo tempo em minutos ou horas para ir e voltar do seu local de trabalho, e isso precisa constar da sua agenda.
Não existe certo ou errado. Tudo depende dos objetivos e metas que você quer atingir e, principalmente, dos prazos que você estimou.
Vale lembrar também que é importante revisar de vez em quando a sua agenda ideal, dependendo das mudanças que ocorrerem na sua vida. Eu periodicamente revejo a minha agenda ideal e faço ajustes.
#dica: No modelo que eu uso da agenda ideal eu sempre deixo um espaço reservado para as principais refeições do dia: café da manhã, almoço e jantar. É importante reservar um momento para você se alimentar e ter energia para executar as suas atividades. Ficar com fome só vai contribuir para que você perca o foco e produtividade, pois, mesmo sem perceber, pode acabar demorando muito mais tempo para realizar uma atividade.
Depois que você criar a sua agenda ideal você pode imprimir ela e deixar em um local visível, ou então acessar pelo computador ou celular. Dependendo das mudanças na minha vida e na agenda, muitas vezes eu prefiro imprimir.
2. Analisando a sua agenda ideal
Analisar a sua agenda ideal significa verificar se ela está aderente com os objetivos que você deseja atingir, se ela representa a sua realidade atual ou a realidade que você quer criar.
Quando você faz esse exercício e analisa as atividades que escreveu está criando um “momento para pensar.”
Essa é uma das formas de você ampliar a sua consciência, enxergando de outra forma outros lados do diamante que você quer lapidar.
Você tem que se perguntar se é isso mesmo que você quer, ou se é algo que você está fazendo para agradar alguém. Ou até mesmo algo que você queria que outra pessoa fizesse mas ela não pode ou não quer fazer.
No programa “vestido ideal”, as noivas geralmente levam mais pessoas para ajudar na escolha: mãe, amigas, irmãs, a sogra, avós. Eu vi algumas que levam até os noivos. Para fazer a sua agenda ideal é interessante você ter o apoio de uma pessoa externa. Quando você explica as suas atividades e planos para outra pessoa você para pra pensar, além de estar aberto a receber sugestões e ter outros pontos de vista.
Você vai contar para essa pessoa como é a sua agenda ideal e pedir para ela ter uma postura crítica e questionadora. Você vai ter que ter muita firmeza em defender a sua agenda ideal, explicar porque essas atividades são importantes para você e como elas se conectam com o objetivo que você quer conquistar.
3. Vivendo a sua agenda ideal
Agora é o momento de olhar para a sua agenda e experimentar sentir como seria uma semana ideal para você. Aquela semana em que você se sente uma pessoa produtiva, conectada com a sua missão e propósito, com tempo para fazer as atividades que te trazem felicidade.
Se você preferir, pode tirar uma semana para viver de verdade a sua agenda ideal. Experimentar na prática viver a agenda que você escreveu.
Tire uma semana para você realizar as atividades nos horários que você programou, tenha ao seu lado o caderno de anotações e registre todos os acontecimentos e observações importantes. Essas anotações vão ser muito úteis, facilitar e agilizar a avaliação da sua semana ideal quando ela terminar.
O que você deve registrar? Sentimentos, pensamentos, emoções, se a quantidade de atividades foi adequada, quais foram os imprevistos e dificuldades e como você lidou com eles.
Quando você visualiza ou experimenta de verdade a sua agenda você tem uma maior certeza se aquela é realmente a realidade que você quer.
Existem algumas pessoas que são mais agitadas, já nasceram assim. Definir uma agenda ideal com muitos momentos livres e sem fazer nada podem transformar os seus dias em tédio e desmotivação. Por outro lado, se você é uma pessoa mais calma precisa ter mais espaços para respirar, meditar, executar as atividades com um tempo maior.
Cada caso é um caso e você precisa encontrar o que é melhor para você, a sua agenda ideal.
Olhe para a sua agenda ideal e se pergunte: será que é isso mesmo que você quer para a sua vida? Você só vai conseguir saber se é realmente isso que você quer se tentar colocar em prática e perceber os seus sentimentos e emoções.
Construir a sua agenda ideal é uma forma de você pensar nas conexões que precisa criar para ser mais produtivo, criar a realidade que você quer para a sua vida.
É uma forma prática de ver todos os prismas do diamante da sua vida, as partes do diamante que você precisa lapidar.
Lapidar o seu diamante depende somente de você. Da sua vontade em querer aprender, em querer mudar, em querer sair da sua zona de conforto para fazer diferente e melhor.
“A sua agenda deve refletir quem você realmente é o que você deseja para a sua vida.” Adelaide Giacomazzi
